差之毫厘，謬以千里——論檔案管理工作

檔案管理工作是單位管理工作的一部分，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必備條件。科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個單位管理水平的重要尺度。單位檔案記載著這個單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本單位的業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學(xué)分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。

  做好檔案管理工作，一方面為單位高層管理人員及時了解單位整體狀況，適時調(diào)整策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會各方可以肯定成績，與各有關(guān)方面進行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映本單位形象和整體發(fā)展?fàn)顩r。因此，做好檔案管理工作對于促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展、不斷提升本行業(yè)在市場經(jīng)濟中的競爭力具有重要意義。

   很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識，認(rèn)為檔案管理工作可有可無，再加上一些檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認(rèn)識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義。工作中存在失位現(xiàn)象，工作責(zé)任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理“無用論”在部門滋生及蔓延到整個單位，不利于形成管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，整個單位的檔案意識進一步弱化。從而導(dǎo)致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程遇到新的障礙，在整個事業(yè)發(fā)展進程中有邊緣化危險。

  隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入，檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下，其形式由原先可視記錄識別型轉(zhuǎn)變依賴機器識別的代碼型（電子檔案）。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，歷經(jīng)單機數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應(yīng)的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應(yīng)調(diào)整。20世紀(jì)對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生和發(fā)展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉(zhuǎn)化為檔案，看作是一個整體過程、檔案整體運動過程由于檔案價值形態(tài)的變化可劃分為若干個階段、不同階段的檔案與服務(wù)對象、保存場所和管理方式之間具有內(nèi)在的對應(yīng)關(guān)系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎(chǔ)，檔案生命周期理論準(zhǔn)確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響，為實現(xiàn)檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據(jù)。